Instructions aux employés

Instructions aux employés

Afin de bien préparer vos employés au déménagement qui va avoir lieu dans votre entreprise, nous vous invitons à leur remettre ces quelques instructions pour qu’ils préparent adéquatement leur poste de travail.

1. Tout le mobilier et toutes les boites de déménagement doivent être identifiés par notre système d’étiquetage afin que les déménageurs puissent les positionner adéquatement à destination. Ces étiquettes vous seront fournies par le contremaître et il se fera un plaisir de vous expliquer le fonctionnement de ce système.

2. Il est important de bien identifier tous les articles de votre entreprise qu’il s’agisse d’un bureau, ordinateur, tableaux, panier à déchets, porte-manteaux ou autres afin que nous puissions les replacer au poste de travail auquel ils appartiennent lors du débarquement à vos nouveaux locaux.

3. Les inscriptions doivent être claires et de bonnes dimensions (3 cm de hauteur) permettant ainsi de mieux les repérer et d’éviter les confusions.

4. Les étiquettes et le ruban adhésif devront être enlevés immédiatement après le déménagement afin qu’aucun résidu n’adhère aux surfaces. Notez que les étiquettes ne doivent être apposées sur les surfaces de tissus ou cuirs tels les divans, fauteuils etc.. La personne responsable vous indiquera les éléments à codifier ainsi que la procédure à suivre. (Voir les croquis en annexe).

5. Vous devez aviser votre compagnie de déménagement si certaines pièces de votre mobilier sont fabriquées totalement ou en partie en verre ou en marbre. Ces articles nécessitent une protection spéciale et une manutention particulière.

6. Les dessus de bureaux en verre doivent être laissés sur les bureaux et doivent aussi porter le même code que le bureau pour bien les replacer à la livraison.

7. Les tiroirs de tous les bureaux, classeurs, bibliothèques, présentoirs, armoires ou autres doivent être vidés complètement.

8. Il est très important qu’aucune clé ne soit laissée dans les serrures des classeurs ou des bureaux. Nous évitons ainsi de les perdre. Nous vous suggérons de les fixer au mobilier auquel elles appartiennent ou au fond d’un tiroir à l ‘aide de ruban adhésif.

9. Les tablettes des bibliothèques devront être enlevées et attachées ensemble avec du ruban adhésif et placées au fond du meuble. Les crochets ou goupilles doivent être dans une boîte identifiée afin de les retrouver lors de la réinstallation.

10. Les parois des cloisons amovibles doivent être libérées de tous objets tels que notes, trombones, crochets, punaises ou autres.

11. Les cadres, tableaux et lithographies de bonnes dimensions doivent être étiquetés individuellement. Pour les plus petits cadres, les emballer dans une boîte identifiée à cet effet et portant le code du poste de travail.

12. Avant de replacer vos effets sur ou dans votre mobilier, assurez-vous de bien ajuster les pieds de nivellement.

13. Les ordinateurs, imprimantes, machine à écrire, claviers, écrans et équipements de bureau doivent être étiquetés séparément et de la même façon que tous les autres articles à déménager. Les calculatrices, fils de raccordement, câbles et les housses protectrices seront placées dans les boîtes de déménagement ou dans les pochettes de plastique qui vous seront fournies à cet effet. Les ampoules électriques qui auront été retirées des lampes préalablement, seront aussi emballées individuellement.

14. lI est impératif de débrancher les ordinateurs, claviers, imprimantes et télécopieurs afin de les préparer pour le déménagement. Les têtes de disques durs doivent être rangées, les lecteurs de disquettes et de CD doivent être bloqués et vous devez retirer les cartouches d’encre sèche. Tous les fils de raccordement seront placés dans des pochettes clairement identifiées au numéro du poste de travail. Il est primordial d’effectuer une sauvegarde des données informatiques avant le déménagement.

15. Toutes matières corrosives, explosives ou inflammables ainsi que les animaux sont interdits dans nos camions de déménagement.

16. Les contenants de liquide et de poudre (bouteilles ou boîtes) devront être fermés hermétiquement afin d’éviter tout incident ou dégât. Le cas échéant, la compagnie de déménagement ne pourra être tenue responsable des dommages pouvant survenir à la suite d’un tel incident.

17. Après le déménagement, chaque employé est responsable d`enlever les étiquettes apposées sur les mobiliers d’équipement informatique.

18. Les caisses de plastique doivent être nettoyées et débarrassées des étiquettes, elles doivent être regroupées afin que la compagnie de déménagement les récupère quelques jours après le déménagement.

19. Pour tous renseignements supplémentaires, n’hésitez pas à contacter votre représentant au sein de la compagnie de déménagement.